2.1.2  Communication précise et efficace du Centre en fonction de la cible visée (Responsable Formation, stagiaire potentiel, Directeur de Région, …)

L’implémentation d’une nouvelle ingénierie pédagogique pour la formation à distance ne saurait être efficace sans un accompagnement par des moyens de communication.

La communication sert principalement à valoriser son produit et à le différencier de la concurrence. Pour mieux répondre à ces besoins, il faut déjà identifier tous les intervenants dans ce module de formation.

Les acteurs principaux sont:

- les futurs apprenants,

- le responsable hiérarchique (le n+1),

- le responsable formation régional ou local s’il en existe,

- le responsable formation national,

- le directeur de l’entreprise,

- le consultant fonctionnel qui peut provenir de la société qui nécessite les formations, de la société prestatrice ou encore d’une société externe,

- les concepteurs-développeurs des modules.

Chacun de ces intervenants désire mettre en exergue ses besoins et qu’ils soient orchestrés de manière subtile et habile afin de répondre à ses exigences.

Pour recueillir l’accueil du «public principal[1]», il convient alors de réaliser un petit questionnaire en amont. Ce dernier permet de jauger l’intérêt des apprenants pour des outils de nouvelle technologie et d’évaluer leurs connaissances en informatique. Tous les détails renseignés, cela devient une mine d’information pour le consultant fonctionnel qui peut adapter l’outil envisagé aux réalités des capacités des apprenants[2]. S’ils ne sont pas très ferrus en informatique, il faudra alors s’orienter vers une formation où la navigation de base leur sera expliquée et simplifiée.

Le responsable hiérarchique direct (n+1), lui, considère que la formation n’est un atout que si elle permet à son salarié de devenir plus performant dans un domaine requis par l’entreprise.

Le responsable formation régional et/ou local s’ils existent, eux, soumettent des idées au responsable formation national dans le domaine des formations, selon les besoins propres par exemple à une région.

Le responsable national donne les instructions et les grandes lignes de la formation à ces relais dans les régions ou dans les villes (aux responsables formations locaux ou régionaux donc). C’est lui qui a la charge et la totale maîtrise des formations et des outils à forte valeur ajoutée qui peuvent être implémentés. Il possède alors une vision transversale au niveau des besoins de formation. Il doit d’une part considérer l’aspect de la formation obligatoire et/ou nécessaire due par les entreprises sous certaines conditions à leurs salariés. Et d’autre part, il importe qu’il soit en accord avec la logique et la stratégie de l’entreprise.

Ce qui nous amène au directeur de la société qui est le premier représentant de l’entreprise, et par conséquent, celui qui œuvre à son essor par le biais de ses décisions ou de son poids dans un conseil d’administration ou une assemblée générale.

Le consultant fonctionnel propose aussi une vision transversale afin de pouvoir faire le lien entre l’entreprise demandeuse et l’entreprise prestatrice de module de formation à distance. Pour parvenir à sa tâche, il doit rencontrer tous les intervenants dans le projet et faire le lien en fédérant au projet le maximum de personnes. Sans cela il risque d’y avoir des goulots d’étranglements qui empêcheront le projet de se développer comme il conviendrait. Une de nos idées afin de remplir au mieux ses fonctions est qu’il dispose d’une double compétence technique et fonctionnelle. Par ce biais, il pourra très vite seul ou avec son équipe dresser différents prototypes du projet, qui lorsqu’ils seront validés par l’ensemble des intervenants pourra faire office de maquette.

Cette dernière sera bien pratique pour les concepteurs-développeurs. Ils pourront commencer à œuvrer sur le projet en s’appuyant sur une base solide et les connaissances du consultant fonctionnel.

Ainsi le processus qui destine apparemment la nouvelle formation à distance au succès ne saurait être performante sans toute cette communication en amont du lancement du projet pour tester sa viabilité. Car si les avis sont trop divergents ou impossible à concorder, le processus en sera entamé. Par contre si celui-ci est validé et que tous les intervenants oeuvrent ensemble vers une solution commune. Cette dernière sera un peu l’apanage de tous, la communication et la promotion en seront facilitées. D’ailleurs, le meilleur moyen connu de permettre l’identification du module de formation à distance par ses intervenants principaux est de les impliquer au point de les faire participer au projet le plus en amont afin qu’ils y adhérent.

En aval, il est important de prévenir tous les acteurs de la formation ainsi que d’une manière générale toutes les cibles. Pour répondre à ces attentes, il faut que chacun communique oralement mais aussi par le biais du mailing ou du phoning ciblé.

Il est inconcevable qu’une formation à distance à forte valeur ajoutée pour les Centres de Ressources et de Formation ne se traduise pas dans les actes par des actions de communication et d’accompagnement afin d’impliquer tous les intervenants.