2.2.3 Concept d’un consulting particulier, basé notamment sur la méthodologie de mise en place de projets de Formation à distance par les créateurs-développeurs

Dans ce type de projet, les trois difficultés principales sont :

1. Définir clairement les objectifs, car trop souvent des raisons politiques empêchent de notifier explicitement des choix dont les résultats s'inscrivent sur le long terme. Les pressions extérieures peuvent d'ailleurs continuer à peser sur les objectifs initialement définis au cours de la réalisation du projet.

2. Trouver des critères physiques d'avancement, permettant d'estimer à coup sûr que le projet dévie, et de corriger.

3. Le pouvoir insuffisant délégué au chef de projet, se traduisant par une absence d'autonomie vis-à-vis des organismes influents pour mener à bien le projet.

Ici, le projet se définit comme une démarche spécifique tant dans la méthode que dans les ressources mises en oeuvre. Ce que l'on privilégie ici, est la façon dont on atteindra l'objectif, dès lors qu'il aura été clairement défini.

Une autre façon, plus pragmatique, de définir un projet pourrait être schématisée au travers du processus de satisfaction d'un besoin.

1. Constat initial : existence d'un besoin.

2. Réponse apportée : analyse du besoin et recherche de solutions en fonction des contraintes de qualité, et des délais (phase avant-projet).

3. Étape intermédiaire : décision de réaliser.

4. Réponse apportée : mise en oeuvre des moyens pour atteindre l'objectif[1].

5. Étape finale : réalisation du résultat appelé qui devra répondre à la satisfaction du besoin exprimé.

LA RÉALISATION DES TÂCHES DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE

IDENTIFIER LES PRINCIPAUX COMPOSANTS DE LA RÉUSSITE

Pour obtenir les résultats escomptés, un projet de formation à distance doit bénéficier d'objectifs clairement définis et approuvés, d'une équipe motivée, ainsi que d'un plan d'action efficace qui pourra, le cas échéant, être modifié pour s'adapter aux changements.

Définir des objectifs clairs et réalisables :

Le premier élément à prendre en considération en vue d'obtenir le succès du projet est de définir des objectifs clairs et réalisables.

Dans un premier temps il conviendra de déterminer ses propres critères de succès et d'évaluation.

C'est en prenant un point de vue extérieur au projet que l'on pourra le mieux déterminer les faits qui nous permettront de dire si le projet a réussi ou non. Ces éléments que l'on cherchera à rendre les plus factuels possibles, sont très importants : c'est par référence à ces critères, établis a priori, que l'on pourra véritablement juger de la réussite du projet.

Dans un deuxième temps, il conviendra de concrétiser la dimension « qualité[2] » du projet. Il est indispensable que les objectifs soient partagés par toutes les parties concernées, lesquels auront ainsi toutes les mêmes attentes. Il convient de s'assurer que tout le monde comprendra les intentions du chef de projet, ce qui implique de soumettre le projet régulièrement aux parties prenantes et à tenir compte de leurs remarques.

PLANNIFIER ET COMMUNIQUER

Pour qu'un projet se déroule sans heurts, les ressources nécessaires doivent pouvoir être identifiées correctement et mobilisées au moment où on en a besoin. Cela exige une planification précise de chacune des étapes, qui prenne en compte non seulement les ressources humaines, mais aussi les structures, l'équipement et le matériel.

VÉRIFIER LA FAISABILITÉ

Avant de lancer un tel projet, on doit s’assurer qu'il a de bonnes chances de réussir. Avant de se lancer, il faut bien s’assurer que les délais et les coûts sont raisonnables, que le projet est réalisable, et qu'il constitue un vrai challenge. Plus le périmètre et l’expansion du besoin est précis, plus le projet a de chances de réussir.

IDENTIFIER LES FORCES D'INERTIE

La résistance face au changement, le poids de la charge de travail quotidienne, le défaut d'informations ou de ressources, ou le manque de personnes compétentes sont autant de freins à l'aboutissement du projet. On doit identifier les forces d'inertie le plus tôt possible afin de pouvoir les surmonter, ou de revoir les délais. Les forces d'inertie importantes se manifestent surtout dans les entreprises qui initient fréquemment des projets visant à modifier les habitudes de travail de leurs collaborateurs sans les mener à leur terme. Tout nouveau projet est alors perçu comme une initiative de management de plus, et il devient difficile de mobiliser les gens.

Exemple de forces d'inertie : budget insuffisant, charge de travail quotidienne trop importante.

Exemple de forces motrices : baisse de rentabilité, frustration des équipes par manque d'implication.

---

[1] Lors de la phase projet.

[2] Nous entendons par qualité la compréhension, puis la réponse à des exigences et des besoins.