2.3.2 Gains logistiques et administratifs forts

Mais la formation à distance se doit de reprendre aussi ses avantages latents issus de son prédécesseur. A l’heure de la productivité pour résorber une crise, les entreprises se doivent d’être les plus efficaces possibles. A ce titre, l’optimisation des processus de gestion et d’administration des formations au bénéfice de l’ingénierie de formation apparaît comme d’un intérêt grandissant dans les mœurs des décisionnaires. Le premier besoin qui nous avait été exprimé au sein de la Générale des Eaux est d’implémenter un outil qui serait capable d’optimiser le processus de gestion logistique et administratif du Centre de Ressources et de Formation de Romorantin. C’est pourquoi nous avons construit la maquette d’un outil qui permettrait de répondre à l’expression de ces besoins: le catalogue offre de formation à distance[1].

Par ailleurs, que signifie une formation à distance bien orchestrée? Suivant une formule dont on use régulièrement mais qui n'en est pas moins réaliste, la formation à distance permet le respect du triptyque "juste assez et juste à temps au juste coût". Pour clarifier cette formule lapidaire nous pourrions ajouter que la formation à distance permet d'apporter uniquement ce qui est nécessaire à une personne au moment où elle en a besoin en évitant ainsi toute dépense (financière et temps) non indispensable. Il est inutile d'encombrer un apprenant avec un ensemble de connaissances dont il n'a que faire à un moment donné ; non seulement ce qui ne fait pas sens[2] ne sera pas mémorisé, mais en plus une sur-abondance d'informations vient polluer l'effort d'apprentissage en cours et n’apporte aucune valeur ajoutée à l’entreprise.Ceci ajouté au fait que dans un stage traditionnel chacun des participants a des objectifs, des profils, des attentes et des niveaux différents, on comprend aisément pourquoi les statistiques pédagogiques font état d'un taux de résultat de mémorisation de 20% en fin de stage par rapport à la totalité du contenu abordé en formation.

Lorsque l'on sait également qu'après 72 heures, si un stage n'a pas été suivi de renforcement (mise en pratique) c'est plus de 50% du contenu mémorisé qui se perd à nouveau, on peut raisonnablement remettre en question les stages de formation! D'une manière générale les coûts pour "non formation" ou pour "non efficacité" de l'action, sont des points rarement pris en compte par les responsables de formation alors qu'ils devraient intervenir de manière décisive sur la pertinence et donc le choix du dispositif de formation à mettre en place. Ainsi les avantages dans ce domaine du formation à distance ne sont véritables que s’il y a l’implication du responsable formation. Tout responsable de formation est confronté à la difficulté d’impliquer le management dans les formations au quotidien. En effet, le responsable d’équipe ou de proximité voit plus la contrainte organisationnelle liée au départ du stagiaire en formation que le bénéfice qu’il pourra en tirer à terme pour son service. C’est pourquoi les responsables de formation passent une partie considérable de leur temps de travail à gérer la logistique des annulations de dernière minute, bien souvent à la demande expresse du manager de proximité et ce même si la formation était planifiée de longue date.

A titre d’exemple, chez Valeo, la formation portant sur les 5 Axes a évoluée: d’une formule 5 jours elle est passée à une formule 3 jours associée à un parcours en formation à distance. Le temps total de formation est sensiblement le même pour les deux formules. Mais les managers, le plus souvent, n’incitent pas leurs collaborateurs inscrits à cette formation à valider le parcours formation à distance. Cette partie de la formation est vécue comme optionnelle! Le résultat final est que le collaborateur ne peut assister au séminaire de 3 jours puisqu’il n’a pas suivi la formation à distance. Il y a donc un travail a effectué auprès des managers afin qu’ils considèrent la formation à distance comme de la formation à proprement parler, et pas seulement comme un gadget.

Il est impératif que les managers prennent conscience du fait que la formation à distance relève de la formation au même titre qu’une formation présentielle classique. En conséquence, ils ne doivent pas s’opposer, une fois que la formation à distance a été validée, à ce que l’apprenant aille en centre de ressources ou bien se réserve un temps d’apprentissage dans son emploi du temps. Bien souvent, ce temps d’apprentissage est remis en cause en raison d’impératifs professionnels, mais le fait est que si ces impératifs se présentaient alors que l’apprenant est en formation à l’extérieur, d’autres solutions seraient trouvées afin de traiter les problèmes. Le temps de formation à distance n’est pas considéré au même titre qu’un temps de formation classique. Ainsi, l’enquête de la Cegos nous confirme cet état de fait. «Pour certains de nos sondés, ce sont les managers qui sont souvent le plus résistants: si un salarié est à son poste, c’est pour travailler, pas pour se former.»

L’e-formation, par ses logiques de communication et d’implication par exemple par le biais de l’email (bilans détaillés du suivi de la formation pouvant être envoyés régulièrement aux responsables hiérarchiques) peut permettre de maintenir le manager dans le processus de formation de son collaborateur et également de le mettre face à ses responsabilités. Il peut être associé à chaque étape du processus de formation des collaborateurs, de la validation des besoins à la mise en œuvre concrète des acquis sur le terrain en passant par la validation des niveaux. Il est donc important de rendre l’outil formation à distance accessible aux managers, surtout quand ceux-ci présentent un syndrome de malaise avec l’informatique, afin qu’ils ne se contentent pas d’être des facilitateurs, mais qu’ils soient de véritables leaders d’opinions, des précurseurs sur le sujet…

[1] Appelé aussi guide de choix en ligne.

[2] C'est à dire ce qui ne constitue pas une nécessité aux yeux de la personne.